Junta Directiva
La junta directiva es el organismo
rector del club Rotaract e incluye el presidente, ex presidente inmediato,
vicepresidente, secretario, tesorero, y cualquier otro funcionario que su club
determine. Los asesores rotarios y académicos deben asistir regularmente a las
reuniones para ofrecer orientación.
También podrán asistir los socios de
clubes rotarios en calidad de observadores.
La directiva debe reunirse por lo
menos una vez al mes, y reportar cualquier actividad realizada en la próxima
reunión del club.
En las reuniones, la directiva
estudia y aprueba los planes y proyectos de servicio del club y asegura su
solvencia económica, como también delega responsabilidades. Al final del año
rotario, la directiva prepara un informe final que describe las actividades
principales emprendidas en los doce meses anteriores. Debe enviarse una copia
del informe al club rotario patrocinador.
Presidente
Dada su condición de lÃder, el
presidente deberá ofrecer a los socios oportunidades para el desarrollo del
liderazgo, además de velar por que se lleven a buen término la promoción y
ejecución de los proyectos de servicio emprendidos por el club.
Responsabilidades del presidente
•
Dirigir reuniones eficientes, con agendas detalladas y suficiente tiempo para
presentar los informes de funcionarios e integrantes de comité
•
Presidir reuniones de la junta directiva
•
Nombrar comités especiales y permanentes con la aprobación de la directiva, y
en calidad de miembro ex oficio de todos los comités
•
Nombrar presidentes de comité sobre la base de la experiencia de cada cual, y
solicitar su opinión a la hora de integrar comités
•
Delegar responsabilidades para que los socios puedan pulir sus dotes de liderazgo
en el club
•
Evaluar los conocimientos, experiencia y aficiones de los socios y ponerlos a
disposición de los proyectos del club
•
Asegurar que las actividades y los proyectos de servicio del club se promuevan
y ejecuten exitosamente
•
Monitorear la membresÃa para mantener un equilibrio de género y edad
•
Comunicarse y colaborar con el asesor rotario, los socios del club Rotario y
los funcionarios distritales de Rotaract. En clubes con sede universitaria, el
presidente debe también consultar con el asesor académico
•
Actualizar la información del club y los datos de los socios semestralmente a
través de Ingreso/Rotarios
Vicepresidente
La función principal del
vicepresidente es apoyar al presidente. Algunos clubes optan por nombrar
vicepresidente al presidente entrante.
Responsabilidades del vicepresidente:
• El
vicepresidente preside todas las reuniones cuando está ausente el presidente
• Es
integrante de la junta directiva y miembro ex
oficio de todos los comités
•
Responsable del cumplimiento de todas las tareas que el presidente le asigna
• Está
al corriente de las metas y actividades del club
• Es sucesor del presidente en caso
de estar vacante el cargo
Secretario
El secretario del club Rotaract tiene
como responsabilidad principal el funcionamiento eficiente del club. Su cargo
requiere actuar de forma organizada y minuciosa, y poseer buenas dotes para la
comunicación.
Las responsabilidades del secretario
son:
• El
secretario mantiene al dÃa los registros del club, incluidos los datos de
membresÃa, nombramientos de comité, asistencia, pago de cuotas y documentos
importantes tales como los estatutos, presupuestos e informes del club.
• Una
vez que los socios cumplen la edad lÃmite de 30 años, el secretario envÃa el
formulario de notificación sobre ex rotaractianos al club patrocinador,
identificándolos como posibles rotarios
• EnvÃa
información actualizada del club y de los socios a RI
•
Lleva las actas de todas las reuniones del club y la directiva — documentándolas
de forma concisa y clara— , que incluyen:
–
Fecha, hora y lugar
–
Funcionario que preside
–
Asistencia
–
Aprobación y corrección de las actas de la reunión anterior
–
Declaración del tesorero
–
Presentación de los resúmenes de informes de los funcionarios y
comités
–
Resumen de la orden del dÃa (incluidos temas pendientes y
nuevos)
y acciones tomados
–
Anuncios
–
Cierre
Tesorero
Como cobrador y distribuidor de los
fondos del club, el tesorero trabaja con el secretario para mantener una buena
documentación financiera. El tesorero debe ser una persona responsable y
detallista.
Las responsabilidades del tesorero son:
•
Presidir el Comité de Finanzas
•
Cobrar las cuotas
• Depositing dues and all proceeds
from fundraising projects
•
Pagar todas las cuentas y hacer efectivos los reembolsos por gastos del club
•
Preparar y administrar el presupuesto
•
Preparar informes mensuales que detallen:
– La
situación financiera a principios y final del mes
–
Reportar ingresos y su fuente (cuotas o recaudación de fondos, por ejemplo)
– Pagos efectuados, especificando a
quién y para qué
•
Cumplir con los requisitos de presentación de informes ante las dependencias
gubernamentales de lugar
El
tesorero saliente debe entregar un informe de fin de año a los socios y al
tesorero entrante, el cual formará parte de la documentación permanente del
club.
Ex presidente inmediato
El ex presidente inmediato puede ofrecer información y una
perspectiva de mucha utilidad para la planificación de las actividades del
club, y podrá asistir con proyectos especiales además de apoyar a los socios y
la junta directiva club.
